BEHIND THE SCENE OF KCBI ANNUAL MEETING & THIRD ANNIVERSARY CB ARJUNO
Sejak awal, setiap melakukan apapun, yg sy siapkan adalah mental untuk dicela, dibuli, dihina...bukan mental untuk dipuji...
Mimpi untuk bertemu dan mengumpulkan temen2 se indonesia yang aktif dalam kegiatan sosial yayasan kcbi adalah impian yg sdh lama.. dan baru sekarang bisa mewujudkannya....
Keinginan itu tdk hanya dari diri sy pribadi, tetapi byk temen yg mendorong untuk itu..tetapi sy tidak mau kumpul sekedar kumpul, hanya hura2 belaka tanpa ada agenda yg jelas.. harus ada sesuatu yg dibahas dan bermanfaat untuk diri sendiri, komunitas, yayasan dan tentunya kemanfaatan bagi orang lain..
Motif berkumpul juga harus ditata dengan baik. Tdk sekedar mencari keuntungan belaka dg menjual merchandise..sy yakin keuntungan itu akan melimpah ruah. Krn selama ini KCBI tanpa ada event, permintaan merchandise sdh cukup banyak...tetapi sy membatasi untuk itu...namun disisi lain kita tdk memungkiri untuk operasional kita juga butuh dana. Termasuk dlm kegiatan ini..
Setahun lalu sy diam2 sdh menghitung kebutuhan dana jika mengumpulkan para pengurus dan relawan aktif KCBI se indonesia...ternyata cukup lumayan anggarannya... sy tidak ingin anggaran ini membebani para relawan dan pengurus. Krn mereka sdh berjuang luar biasa untuk KCBI.. dan sy tidak ingin mengurangi sepeser pun uang hasil donasi..wlo rapat tahunan ini juga membahas tentang kemajuan yayasan..
Maka selama setahun terakhir ini sy sisihkan sedikit demi sedikit dr keuntungan penjualan merchandise dan akhirnya terkumpul 12jt bersih dr penjualan kaos edisi terakhir
Setelah terkumpul dananya, mulailah kami mencari tempat yg layak untuk melaksanakan rapat tahunan dan silaturahmi nasional KCBI... mencari tempat yg ada aulanya...yg memuat 100-150 orng sesuai dg data relawan dan pengurus... harus ada penginapannya, catering dr dlm dan lahan parkir yg luas dan syukur2 ada panggung hiburan...
Setelah browsing sekian lama jatuhlah pilihan kami pada Alam Asri Griya Sakinah Pandaan..yg mempunyai 5 villa dg kapasitas 12orng per villa, 1 barak dg kapasitas 100 org, aula yg memuat 150-200 org, catering jg tersedia dr dlm serta mpy panggung permanen, parkir yg luas dan ada bbrp wahana outbound. Krn selama ini tempat ini biasanya dibuat u berbagai macam kegiatan diklat dan seminar. Pilihan yg pas sy kira dg kapasitas kamar tidur 160 orang...dan makan 3x untuk undangan plus coffe break... sesuai dg jumlah tamu yg akan kami undang...
Hiks...ternyata uang yg ada kayaknya pas2an bahkan kurang untuk melaksanakan kegiatan ini...akhirnya sy putuskan untuk menggandeng CB Arjuno yg merupakan anak kandung KCBI..yg kedua2nya adalah sy dan bbrp temen yg mendirikan. .krn pada bulan yg sama adalah bertepatan dengan anniversary cb arjuno..keputusan untuk menggabung 2 kegiatan ini disetujui bersama dg syarat tdk mengganggu agenda yg penting yaitu rapat tahunan dan silaturahmi nasional kcbi yg berlangsung pd hari sabtu dan minggunya baru aniversary cb arjuno yg diisi dg kegiatan seminar/pelatihan ttg safety ridding dr MPM, santunan yatim dan hiburan...
Lagi2 krn keterbatasan tempat dan dana..maka undangan aniversary cb arjuno juga sifatnya tertutup..klo kcbi hanya untuk relawan dan pengurus aktif. Maka cb arjuno jg mengundang bbrp club di pasuruan dan bbrp tetangga kabupaten...itu pun kami hanya membatasi 2-3 orang perwakilan dr club.
Krn sifatnya acara tertutup maka kami tidak mengeshare undangan secara terbuka di medsos. Bahkan mencetak undanganpun kami tdk berani takut dishare oleh kawan2 yg diundang. Maka hanya undangan via sms/inbox/bbm sj..itupun kami mewanti2 untuk tdk disebar luaskan melalui medsos..hehhe..
Untuk aniversary kami hanya mencetak kaos secukupnya. Sy sadar club kami club kecil apalagi tertutup acaranya. Pasti sedikit peminatnya. Kami hanya mencetak 500 kaos termasuk untuk panitia krn tdk cukup byk uang untuk membayar DP Kaos..wlo sy tahu tanpa sepeser pun kita bs mencetak kaos dg sistem dibayar dibelakang dan sy pribadi tdk mau. Wong namanya hajatan ya slametan. Kudu siap bondo dan resiko rugi..klo nyari untung namanya berdagang bukan slametan. Wlo mencari keuntungan itu juga bukan hal yg tabu dan salah. . maka kami bersepakat patungan dana untuk membayar DP kaos 10jt dan bbrp juta untuk sewa tempat, makan dan hiburan... dan kebutuhan dana bisa tercukupi dr iuran dan patungan..
Agar tdk mengecewakan pembeli, kami mencetak kaos dg bahan conbed 30s..
Akhirnya seperti kemarin lah acaranya...acara kecil2an tp gayeng...u rapat tahunan KCBI hari sabtu berjalan dengan lancar sesuai agenda dan menghasilkan keputusan yg luar biasa untuk KCBI di masa yg akan datang.. setelah rapat kita bs ngobrol sampe dini hari dan bbrp temen dr luar kota jg bs tidur nyenyak di villa jatah mereka masing... makan pun jg insyaAllah sdh tercukupi dg sistem prasmanan wlo dg menu sederhana..hikzz...wlo pihak catering harus menyiapkan hampir 2x lipat masakan yg kita pesen krn banyaknya tamu yg datang....
Begitu juga acara minggunya. Berjalan dg lancar sesuai jadwal.. pra acara diisi dg seminar/pelatihan ttg safety ridding dr MPM dilanjut dg acara santunan yatim dan dhuafa, potong tumpeng dan kue tart diakhiri dg doa dan hiburan...
Tidak ada gading yang tak retak. Bgitu jg dg kami. Pasti masih jauh dr kesempurnaan acara kami. Khususnya penyebaran undangan yg kurang merata semua itu krn keterbatasan kami. Tdk ada niat untuk pilih2 kawan dan club. Jauh2 hari kami sdh mendata relawan, donatur, pengurus kcbi di daerah dan bbrp club terdekat. Ternyata masih ada saja yg kelewatan krn memang yg kami urus banyak. Khususnya urusan pribadi yaitu kerja dan keluarga.
Kami berterima kasih kepada kawan2 yg sdh hadir pada acara kami dan mohon maaf jika ada kekurangan dalam penyambutan kami..bgitu jg temen2 yg tdk sempat kami undang mohon dimaafkan krn keterbatasan kami jg.
Smoga kedepan kami bs melaksanakan yg lebih baik lg drpd kemarin..
Terima kasih..
KCBI
Hilangkan sekat kita semua sahabat
KCBI Peduli
Dari hati kami berbagi
CB Arjuno
Sepi ing pamrih rame ing gawe.
0 Response to BEHIND THE SCENE OF KCBI ANNUAL MEETING & THIRD ANNIVERSARY CB ARJUNO
Post a Comment